过去一年承接了学院内的助理工作，其中一项需要做出勤情况的汇总。数据源是每周整理的word报表，示例如下：

之前尝试过的汇总是多记录合一，即一人多条，这样的效率较为低下。暑期本想尝试数据库路线，无奈咕咕咕特性，最后还是选择表格呈现。Excel的基本思路就是：整理数据、检索数据和呈现数据，本篇中将依次提及。

整理数据

对于word的格式，转换为excel时需要保持行列之间的对应关系，在规范化的数据收集中可以无虞达成。对数据进行分列，调整格式等操作并重复后可以得到规整的表格数据。

为便于后期核查和保护源数据安全，我在处理中隐藏参与计算的表，并新建一个融合所有数据的表以便于检验结果，是为“事实核查”。以此，用户可借助筛选来检验函数的计算结果。

检索数据

完成上述步骤后便可考虑函数计算，这里使用vlookup函数。考虑到无记录时默认的“N#A”会带来隐性的理解困难，故使用IF函数搭配ISERROR函数对返回值进行更改。在此使用一个不常用的中文符号，亦可便利后序的更改。综上，本表的核心式为：

=IF(ISERROR(VLOOKUP(D5,’2-17′!C2:E11,2,FALSE)),”·”,VLOOKUP(D5,’2-17′!C2:E11,2,FALSE))

核心函数表达式

在这个过程中，受益于第一步整理出来的数据及其命名格式，我可以较快的完成所有的工作。

呈现数据

因涉及面向所有同学，故在“事实核查”型简单汇总的基础上进行加工，利用核心表达式进行编辑，可以得到：

最终4.5h完成1500条数据整理、统计，将来继续套用的话效率可缩短至数据整理占大头。另外，本法中未对一表内多数据的情况进行处理，有待改进。因个人原因无力进行专项的数据库改造，故先行封笔，改日再议。